Boas Práticas SEI

Bem-vindos e bem-vindas a Página de Boas Práticas no Sistema de Informações Eletrônicas - SEI!. As boas práticas elencadas nesta página foram indicadas pelos usuários do SEI no âmbito da Universidade Federal de Mato Grosso, bem como provenientes de instituição externas à Universidade.

Boas Práticas Utilizadas para Abertura de Processos

• Nunca iniciar um processo com despacho: O processo deve iniciar com um ofício ou formulário. Os despachos devem ser utilizados para dar continuidade ao processo e não para iniciá-lo.

• Escolha o tipo de processo que seja pertinente ao assunto tratado: Analise o rol de tipo de processo e escolha o que seja mais adequado ao assunto. Evite os tipos de processos genéricos.

• Evitar manter o processo aberto após enviá-lo: Esse recurso é utilizado para continuar instruindo o processo enquanto outra unidade atua nele.

• Todo documento nato digital ou formulário produzidos no SEI deve ser assinado eletronicamente: Caso isso não aconteça, o conteúdo do documento ou formulário não será visualizado por outras unidades quando o processo for tramitado.

• Utilize as teclas CTRL + SHIFT + V para colar informações em documento no SEI: Dessa forma a formatação será mantida, ou perderá o mínimo da formatação.

• Ao iniciar um processo no SEI, certifique-se de sempre preencher o campo “Interessados”: Essa informação permite a adequada identificação do interessado no processo e redução de retrabalhos para outras unidades organizacionais.

• Assinatura de documentos:
  • Documentos não assinados são considerados como minutas, portanto, Lembre-se sempre de assinar seus documentos antes de tramitar o processo. Além disso, a unidade que receber um processo sem assinatura digital não poderá ler os documentos juntados, atrasando a sua tramitação.
  • Caneta amarela ao lado do documento indica que o documento não foi visualizado por outras unidades e que a assinatura pode ser cancelada para edição do documento. A caneta preta no documento indica que ele não pode mais ser editado. Para deixar um documento sem a possibilidade de edição, após a assinatura, basta concluir e, na sequência, reabrir o processo na unidade.

Boas Práticas Utilizadas para Gerenciar Processos

• Realizar o encerramento/fechamento de todos os blocos de assinatura que estejam abertos na unidade e não necessitem mais de uso: Deixar muitos blocos de assinatura abertos deixa o SEI lento para uso.

• Para gerenciar os processos que estão em andamento em sua unidade:
  • Use marcadores no processo: Uma coordenação de curso, por exemplo, pode organizar seus processos de acordo com os assuntos mais frequentes em marcadores, tais como:
    • Inscrições de alunos disciplinas;
    • Recursos de alunos;
    • Solicitação de auxílio ao estudante.
  • Atribua os processos a seus responsáveis: Uma unidade administrativa, por exemplo, pode realizar atribuições como:
    • Responsável pela emissão de certificados;
    • Responsável pela solicitação de materiais de escritório;
    • Responsável pelo arquivamento de documentos.

• Inclusão do processo em bloco interno: Os blocos internos funcionam como uma forma de arquivamento de processos por categoria, isto é, usa-se os blocos internos para armazenar os processos dentro de uma categoria e depois concluí-los, tornando mais fácil a recuperação destes posteriormente.

• Uso do acompanhamento especial: Esse recurso permite acompanhar o andamento do processo mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade.

• Recurso "Anotações": Funcionalidade disponível para comunicação com a equipe interna da unidade. Servidores de outras unidades não tem acesso a essas informações.

Boas Práticas Utilizadas para Enviar Processos

• Uso do recurso "Retorno Programado": Só utilizar esse recurso se efetivamente há um prazo ou data limite para a devolução do processo pela unidade destinatária à unidade remetente.

• Não enviar processos circulares para todas unidades do SEI: Selecionar apenas uma unidade de cada setor, normalmente a secretaria da unidade.

Extensões para o SEI

Existem diversas extensões de navegadores que quando usadas podem ser muito úteis, pois acrescentam certas funcionalidades ao SEI. Seguem algumas dessas extensões.

SEI++

Adiciona novas funcionalidades ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI (Requer uma versão do SEI maior ou igual a 3.0.0). Para adicionar essa extensão ao navegador clique nos links a seguir:

• Google Chrome;
• Firefox.

Principais funcionalidades:

• Prazo de Atendimento: inclui na tela de Controle de Processo a coluna “Prazo” e realiza o controle do prazo de atendimento se for atribuído Marcador sobre o processo com o texto iniciando no formato "ATE dd/mm/aaaa";
• Quantidade de Dias: inclui na tela de Controle de Processo a coluna “Dias” e realiza o controle do prazo de atendimento se for atribuído Marcador sobre o processo com o texto iniciado formato “dd/mm/aaaa”;
• Checar bloco de assinaturas: Faz a checagem se tem algum bloco de assinaturas e mostra na tela inicial;
• Menu do sistema suspenso: Altera a aparência e localização do menu do SEI, que aparecerá ao clicar no logo do SEI;
• Autopreechimento do andamento: Coloca o ícone dos correios nos oficios para preencher automaticamente o andamento do processo;
• Ponto de controle em cores: Coloca cada ponto de controle com uma cor/estilo diferente;
• Clique menos: Faz o autopreenchimento dos dados em novos documentos externos;
• Outras funcionalidades:
  • Atalho para novo documento em todos documentos abertos na árvore;
  • Funcionalidades de filtragem e pesquisa de processos na tela de controle;
  • Funcionalidade para copiar o número do processo e do documento;
  • Retirar sobrestamento e reabrir processos que estão nos blocos (Assinatura, Reunião, Interno);
  • Tela de configurações do complemento dentro da tela de configurações do SEI;
  • Mostra o conteúdo da anotação do processo na árvore de processo. (Exibe a anotação no Estilo bloco adesivo).

SEI Pro

Adiciona ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI) funções avançadas. Para adicionar essa extensão ao navegador clique nos links a seguir:

• Google Chrome;
• Firefox.

Principais funcionalidades:

• Na página inicial:
  • Agrupamento de lista de processos por data de recebimento, autuação, envio, último acesso, marcadores, tipo, responsável, ponto de controle e unidade de envio;
  • Gerenciar projetos;
  • Pesquisar link permanente;
  • Exportar informações de processos em planilha CSV.

• Na página de processos:
  • Menu e ícones rápidos na árvore de documentos;
  • Verificar código de integridade (Hashcode);
  • Valores padronizados ao inserir novo documento;
  • Reproduzir vídeo na visualização de documentos.

SEI+Trello

Permite a integração entre o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e o Trello. Para adicionar essa extensão ao navegador clique nos links a seguir:

• Google Chrome;
• Firefox.

Principais funcionalidades:

• Na página controle de processos, o cartão Trello vinculado a um processo aparece no lugar do número do Processo;
• O cartão Trello que aparece no SEI mostra o nome do cartão, a descrição, as etiquetas, onde se encontra (quadro e lista) e a data de entrega relacionada ao cartão. Se a data está próxima, ou atrasada, um destaque aparece junto à data;
• É possível criar um cartão novo no Trello, vinculado a um Processo. Este cartão já vem preenchido com a especificação do processo (nome do cartão) e as observações da unidade (descrição), se houver alguma;
• É possível editar o nome do cartão e a descrição pelo SEI;
• É possível filtrar os processos vinculados aos cartões.

Créditos: SEI-GDF; SEI-UFFS; SEI-ME; SEI-UFSCAR; UFTFPR.