E-mail Google para servidores e unidades

A Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT), através da Secretaria de Tecnologia da Informação - STI, está disponibilizando a solução Google Workspace for Education para os técnicos e docentes, os quais devem possuir vínculo ativo com a instituição para utilizar os serviços, conforme definido no Termo de Uso devidamente aprovado pelo Comitê de Governança Digital (CGD) da universidade.

Quais ferramentas estão disponíveis?

As principais ferramentas disponíveis são:

Ferramenta	Endereço	Descrição
Gmail	gmail.com	Serviço e-mail do Google. Por esse canal também é possível usar o Google Chat.
Google Chat	chat.google.com	Mensageiro institucional. É possível encontrar todas as pessoas e unidades com e-mail @ufmt.br no Google Workspace e iniciar uma mensagem instantânea, evitando a necessidade do uso de número de telefone pessoal para assuntos do trabalho. É possível a criação de grupos de mensagens e envio de arquivos.
Agenda	calendar.google.com	Agenda virtual, usada para agendar reuniões, compromissos e tarefas.
Meet	meet.google.com	Aplicativo para web conferência. Usando o e-mail institucional para criar as reuniões permite que elas tenham duração superior a 1h.
Drive	drive.google.com	Usado para armazenar arquivos, imagens, documentos, vídeos etc na Nuvem. Os arquivos podem ser compartilhados para colaboração. O uso consciente do armazenamento no Drive é indispensável, por isso a utilização do espaço será monitorada e poderá ser auditada, com o objetivo de evitar abusos. Neste sentido, é vedado aos usuários o armazenamento ou disseminação de qualquer conteúdo, informação ou dado que contenha: material pessoal, restrito, sigiloso ou que viole a Lei Geral de Proteção de Dados, a Lei de Direitos Autorais e demais leis ou normas infralegais. Pelo drive também é possível usar as ferramentas Google para edição colaborativa de Documentos, Apresentações, Planilhas, Desenhos e Formulários.

Quem está apto a ter o e-mail ufmt.br do Google?

Servidores e unidades

Todos os servidores ativos da UFMT já tiveram suas contas de e-mail criadas no Google Workspace, o novo padrão de nome de e-mail para servidores será "nome.sobrenome@ufmt.br" e é predefinido pelo sistema, no caso dos homônimos, o endereço de e-mail será definido automaticamente pelo sistema de gestão de usuários, dependendo da disponibilidade.

Estudantes

Os discentes que possuem vínculo ativo com a instituição contarão com um e-mail seguindo o padrão nome.sobrenome@sou.ufmt.br. O endereço está disponível para consulta no perfil do Portal de Sistemas, a senha de acesso ao Google é a mesma utilizada para acesso ao Portal de Sistemas.

Os serviços de e-mail antigos serão afetados?

Neste primeiro momento os serviços de e-mail Roundcube e Openwebmail da UFMT ainda continuarão funcionando, porém por tempo limitado. Todos que possuem a conta de e-mail antigo devem fazer a solicitação da vinculação e migração para o novo e-mail.

• Não é possível acessar a conta do Google com as mesmas credenciais dos e-mails Roundcube e Openwebmail.
• Após ser atendida a solicitação da vinculação e migração das mensagens da conta antiga para a nova do Google, o endereço antigo será um apelido (alias) do e-mail novo. Isso significa que, após a vinculação, o endereço antigo irá receber mensagens, porém cairá na caixa de entrada no novo e-mail do Google. A forma de acesso no Google será sempre pelo novo endereço, por exemplo, nome.sobrenome@ufmt.br.

Sou servidor(a) e já tinha um e-mail @ufmt.br antes. E agora?

Os servidores que possuem um e-mail @ufmt.br (antigo e-mail institucional usando o Roundcube/Openwebmail) podem solicitar a vinculação e migração das mensagens para o Google, através do Portal de Sistemas Integrados, desde que seja servidor(a) ativo(a) da UFMT. Se você não possui uma conta antiga @ufmt (roundcube/openwebmail), esse procedimento não é necessário.

Consulte o Manual do Usuário (STI): Google Workspace for Education para ver o passo a passo.

A minha unidade já tinha um e-mail @ufmt.br. E agora?

No caso dos e-mails de unidade, os gestores que tiverem interesse em realizar a migração da conta atual (Roundcube/Openwebmail) para o Google, poderão realizar o procedimento usando o "FORMULÁRIO DE MIGRAÇÃO DE WEBMAIL DE UNIDADE PARA O GOOGLE", disponível no SEI e enviar para STI-GSA. O e-mail antigo será vinculado à um novo do Google, seguindo o padrão unidade.unidadesuperior@ufmt.br, ex. gmrl.sti@ufmt.br. Este novo e-mail será delegado para o gestor da unidade.

Unidades que não possuem e-mail atualmente, podem solicitar e-mail do Google?

Sim. Para a criação, solicitamos apenas que o gestor da unidade encaminhe um chamado na Central de Serviços da STI, selecionando a categoria GMRL > Google Workspace. Deverá ser anexada a nomeação para o cargo.

Sou servidor, como consultar o meu endereço de e-mail do Google?

Todos os servidores ativos da UFMT já tiveram suas contas de e-mail criadas no Google Workspace. A conta de e-mail estará disponível para consulta no Perfil do Portal de Sistemas Integrados.

O endereço pode consultado em 'Perfil' do Portal de Sistemas Integrados, assim como o pedido de vinculação e migração do antigo endereço. Caso não esteja determinado o novo e-mail é preciso que o usuário verifique se possui os pré-requisitos para para o novo endereço, como ser servidor ativo ou aposentado e estar devidamente cadastrado em uma unidade no Sistema de controle de frequência (SISCOFRE). Após todos os requisitos cumpridos é preciso aguardar processo interno da STI, o que ocorre mensalmente.

Para acessar as ferramentas Google a senha de acesso é a mesma do Portal de Sistemas Integrados.

Está com dúvidas ou dificuldades? Abra um chamado!

Dúvidas e ocorrências devem ser registradas através de um chamado na Central de Serviços da STI, selecionando a categoria GMRL > Google Workspace

• https://suporte.ufmt.br

Manual do Usuário

Acesse o link para mais informações:

• Manual do Usuário (STI): Google Workspace for Education - Versão 1.1