Boas Práticas SEI

Bem-vindos e bem-vindas a Página de Boas Práticas no Sistema de Informações Eletrônicas - SEI!. As boas práticas elencadas nesta página foram indicadas pelos usuários do SEI no âmbito da Universidade Federal de Mato Grosso, bem como provenientes de instituição externas à Universidade.

Boas Práticas Utilizadas para Abertura de Processos

• Nunca iniciar um processo com despacho: O processo deve iniciar com um ofício ou formulário. Os despachos devem ser utilizados para dar continuidade ao processo e não para iniciá-lo.

• Escolha o tipo de processo que seja pertinente ao assunto tratado: Analise o rol de tipo de processo e escolha o que seja mais adequado ao assunto. Evite os tipos de processos genéricos.

• Evitar manter o processo aberto após enviá-lo: Esse recurso é utilizado para continuar instruindo o processo enquanto outra unidade atua nele.

• Todo documento nato digital ou formulário produzidos no SEI deve ser assinado eletronicamente: Caso isso não aconteça, o conteúdo do documento ou formulário não será visualizado por outras unidades quando o processo for tramitado.

• Utilize as teclas CTRL + SHIFT + V para colar informações em documento no SEI: Dessa forma a formatação será mantida, ou perderá o mínimo da formatação.

• Ao iniciar um processo no SEI, certifique-se de sempre preencher o campo “Interessados”: Essa informação permite a adequada identificação do interessado no processo e redução de retrabalhos para outras unidades organizacionais.

• Assinatura de documentos:
  • Documentos não assinados são considerados como minutas, portanto, Lembre-se sempre de assinar seus documentos antes de tramitar o processo. Além disso, a unidade que receber um processo sem assinatura digital não poderá ler os documentos juntados, atrasando a sua tramitação.
  • Caneta amarela ao lado do documento indica que o documento não foi visualizado por outras unidades e que a assinatura pode ser cancelada para edição do documento. A caneta preta no documento indica que ele não pode mais ser editado. Para deixar um documento sem a possibilidade de edição, após a assinatura, basta concluir e, na sequência, reabrir o processo na unidade.

Boas Práticas Utilizadas para Gerenciar Processos

• Realizar o encerramento/fechamento de todos os blocos de assinatura que estejam abertos na unidade e não necessitem mais de uso: Deixar muitos blocos de assinatura abertos deixa o SEI lento para uso.

• Para gerenciar os processos que estão em andamento em sua unidade:
  • Use marcadores no processo: Uma coordenação de curso, por exemplo, pode organizar seus processos de acordo com os assuntos mais frequentes em marcadores, tais como:
    • Inscrições de alunos disciplinas;
    • Recursos de alunos;
    • Solicitação de auxílio ao estudante.
  • Atribua os processos a seus responsáveis: Uma unidade administrativa, por exemplo, pode realizar atribuições como:
    • Responsável pela emissão de certificados;
    • Responsável pela solicitação de materiais de escritório;
    • Responsável pelo arquivamento de documentos.

• Inclusão do processo em bloco interno: Os blocos internos funcionam como uma forma de arquivamento de processos por categoria, isto é, usa-se os blocos internos para armazenar os processos dentro de uma categoria e depois concluí-los, tornando mais fácil a recuperação destes posteriormente.

• Uso do acompanhamento especial: Esse recurso permite acompanhar o andamento do processo mesmo que ele esteja tramitando em outra unidade.

• Recurso "Anotações": Funcionalidade disponível para comunicação com a equipe interna da unidade. Servidores de outras unidades não tem acesso a essas informações.

Boas Práticas Utilizadas para Enviar Processos

• Uso do recurso "Retorno Programado": Só utilizar esse recurso se efetivamente há um prazo ou data limite para a devolução do processo pela unidade destinatária à unidade remetente.

• Não enviar processos circulares para todas unidades do SEI: Selecionar apenas uma unidade de cada setor, normalmente a secretaria da unidade.

Extensões para o SEI

Existem diversas extensões de navegadores que quando usadas podem ser muito úteis, pois acrescentam certas funcionalidades ao SEI. Seguem algumas dessas extensões.

Créditos: SEI-GDF; SEI-UFFS; SEI-ME; SEI-UFSCAR; UFTFPR.